Często chcemy szybko wprowadzić nowy system komputerowy do firmy. Chcemy aby działał bezbłędne, abyśmy mogli wyświetlać rzeczywiste wyniki z sprzedaży, zamówień oraz innych danych w pięknych, kolorowych wykresach… Ale… Czy faktycznie jesteśmy na to gotowi, czy faktycznie wszyscy wiedzą co mają wpisywać i jak? Czy te dane będą wiarygodne?
Pamiętajmy, system jest tak dokładny jak ludzie którzy wprowadzają dane. System jest tak dokładny, jak dokładnie sprecyzowaliśmy jego zadania przed wdrożeniem.
Samo wdrożenie systemu informatycznego klienci traktują jak zwykłą usługę do której nie trzeba się przygotowywać.. To błąd. Ważniejszym elementem od samego wdrożenia są spotkania przed wdrożeniowe. Na spotkaniach tych zadaniem firmy wdrażającej jest:
- poznanie specyfiki przedsiębiorstwa
- poznanie ścieżki obiegu dokumentów
- poznanie wewnętrznej hierarchii panującej w firmie oraz funkcjonowanie każdego ze stanowisk (wraz z uprawnieniami każdego pracownika)
- poznanie procesu produkcji – jeżeli jest to firma produkcyjna
Niestety, te punkty są często pomijane i stąd niezadowolenie z systemów informatycznych w których po prostu, systemy funkcjonują źle. Źle funkcjonujące systemy są skutkiem źle przeprowadzonych analiz przed wdrożeniowych. Często latami takie systemy zamiast wspomagać rozwój firmy oraz wspierać w codziennych czynnościach pracowników – są niczym kula u nogi, ciągnięta latami za właścicielami i pracownikami firm…
Często spotyka się firmy które są przeciwnikami wdrażania procedur dla pracowników, wdrażania schematów biznesowych… Pracownicy firmy oraz właściciele są dumni z tego, że u nich nie ma żadnych procedur i opisanych procesów, a wszystko się załatwia poprzez rozmowy. Ten system faktycznie, ma prawo działać. W końcu nikt nie powiedział, że aby firma sprawnie funkcjonowała wszystko musi być zdefiniowane, uporządkowane i w dodatku spisane. Z drugiej strony, krytyczne wypowiedzi wobec idei schematów biznesowych są czasami tylko przykrywką dla totalnego bałaganu i amatorszczyzny. Okazuje się bowiem, że największymi zwolennikami takiego stanu rzeczy bywają pracownicy z długoletnim stażem, którzy zdążyli wypracować sobie własne, nieformalne procesy, zwane potocznie „układami” – całkowicie niezrozumiałe dla nowych osób w firmie. Powodem gdy przestajemy opierać się przed spisaniem procedur, narysowaniem schematów biznesowych są np: „wtopy” w realizacji zleceń dla klientów, błędne stany magazynowe, braki komponentów do bieżącej produkcji, przypadki gdy proste czynności nam lub naszym pracownikom zaczynają zajmować tygodnie podczas gdy wcześniej zadania było realizowane w ciągu kilku godzin…Lub gdy zatrudniamy kogoś nowego i ciężko jest nam jasno sprecyzować czym konkretnie będzie się zajmowała nowa osoba.
Tak więc kolejnym etapem jest wykonanie schematów biznesowych oraz przeanalizowanie ich na różnych szczeblach w firmie. Ważnym czynnikiem jest weryfikacja czy wykonane schematy przez firmę wdrażającą są odzwierciedleniem rzeczywistości.
Następnie schematy obiegu dokumentów jak i procedury produkcyjne są optymalizowane przez firmę wdrażającą, a następnie przedstawiane i konsultowane z zarządem firmy lub osobami decyzyjnym tak, aby w 100% wykorzystać nowy system informatyczny.